網站做好了，客戶也說很滿意，最後一句是：「麻煩寄張 Invoice 過來，我們財務才能安排付款。」你打開 Word 想做一張，卻開始猶豫：Invoice 編號要怎麼編？要不要寫到期日？轉數快和支票資料放哪裡？客戶的會計會不會因為少了一個欄位就把單退回來？

在香港做生意，Invoice 幾乎是每一筆收款的起點。格式清楚、條款寫好的 Invoice，能讓客戶的財務一次處理完成，也讓你之後追款時有憑有據。

Gadget Memo 編輯部製作了可直接下載的香港英文 Invoice Excel 範本、中英對照 Invoice Word 範本，以及一份 Invoice 收款追蹤表，並整理 Invoice 必備欄位、付款條款寫法、和報價單與收據的分別，以及香港公司開立與保存 Invoice 時要留意的規定。

Invoice 範本免費下載（Excel／Word）

以下範本由 Gadget Memo 製作，免費下載使用，可自行修改公司名稱、項目與付款資料：

• Invoice 範本 Excel（香港英文版）：下載 .xlsx（金額、小計、總額與尚欠金額自動計算，發票日期自動帶入當天，到期日預設 30 天後，幣別 HKD）
• Invoice 範本 Word（中英對照）：下載 .docx（欄位以中英文並列，適合本地與海外客戶，含銀行轉帳、轉數快 FPS、支票抬頭欄位）
• Invoice 收款追蹤表 Excel：下載 .xlsx（狀態下拉選單，逾期自動標紅、已付標綠，並計算未收總額與逾期總額）

想用 Google 試算表編輯的話，把 Excel 檔上傳到 Google 雲端硬碟，用 Google 試算表開啟即可，公式會一併保留。成交前需要先報價的話，可以搭配我們的 報價單範本免費下載（Excel／Word）｜報價單格式、寫法與注意事項。

Invoice 是什麼？和報價單、收據有什麼分別？

Invoice 是賣方在交付貨品或服務後，開給客戶的付款通知，列明買了什麼、金額多少、什麼時候之前要付、可以怎樣付款。香港商業往來中，Invoice 常被稱為「發票」或「請款單」，但它和台灣依稅法開立的統一發票是不同的東西：香港沒有營業稅，也沒有統一發票制度，Invoice 是商業文件，用途是請客戶付款。

文件	什麼時候開	用途	常見英文名稱
報價單	成交前	列出價錢、內容與條款，讓客戶確認	Quotation／Quote
Invoice	交付後或按進度	通知客戶付款，列明金額、到期日與付款方式	Invoice
收據	收到款項後	證明已經收到錢	Receipt

簡單記法：Quotation 問「要不要做」，Invoice 說「請你付款」，Receipt 說「錢收到了」。收款後要開收據的話，可以下載我們的 收據範本免費下載（Excel／Word）｜收據格式、寫法與注意事項，含香港 Receipt 範本；台灣讀者常用的請款單寫法，可以看 請款單範本免費下載（Excel／Word）｜請款單格式、寫法與請款流程。

Invoice 和 Proforma Invoice 有什麼不同？

Proforma Invoice（形式發票）是在出貨或交付前先發出的預估單據，常用於預收訂金或讓買方申請付款、辦理進口手續，內容和正式 Invoice 相近，但不代表交易已經完成。正式交付後，仍然要開立正式 Invoice。

香港 Invoice 格式：10 個必備欄位

• 公司名稱與聯絡資料：公司名稱、地址、電話、Email，可加上商業登記號碼（BR No.）
• 「INVOICE」標題：清楚標示文件性質，避免和報價單混淆
• Invoice 編號：唯一且連續的編號，例如 INV-2026-001
• 發票日期與到期日：Invoice Date 與 Due Date，例如發票日起 30 日內付款
• 客戶資料（Bill To）：客戶公司全名、聯絡人、地址與 Email
• 報價單或訂單編號：對應 Quotation No. 或客戶的 PO No.，客戶財務對單時最常用
• 項目明細：內容說明、數量、單位、單價與金額
• 小計、折扣與總額：註明幣別，例如 HKD；有收過訂金的話，列出已收訂金與尚欠金額（Balance Due）
• 付款方式：銀行名稱、戶口名稱與號碼、轉數快識別碼、支票抬頭
• 付款條款：付款期限、逾期安排、查詢期限等

香港有限公司要注意：Invoice 上要寫公司註冊名稱

根據公司註冊處《公司（披露公司名稱及法律責任狀況）規例》的 簡介文件，公司須在通訊文件與交易文書上以清晰可讀的字體列明公司的註冊名稱，而交易文書包括合約、契據、匯票、Invoice 與收據等，電子文件同樣適用。有限公司的 Invoice 抬頭，應寫上完整的註冊名稱，例如「○○ Limited」或「○○有限公司」，不要只寫品牌名稱。

Invoice 怎麼寫？5 個步驟

• 步驟 1：確認交付內容與金額：對照報價單或合約，確認這次要收的是全數、訂金還是進度款
• 步驟 2：填寫編號與日期：接續上一張 Invoice 的編號，填上發票日期與到期日
• 步驟 3：填寫客戶與項目明細：客戶名稱寫公司全名，項目寫清楚，例如「Website design – Phase 1（50% deposit）」，而不是只寫「Design fee」
• 步驟 4：寫清楚付款方式與條款：列出戶口資料、轉數快識別碼和支票抬頭，並提醒客戶付款時註明 Invoice 編號
• 步驟 5：匯出 PDF 寄出並記錄：用 PDF 寄出，避免被修改；同時在收款追蹤表記下編號、金額與到期日

寄出 Invoice 時，Email 標題可以寫成「Invoice INV-2026-001 – 專案名稱」，內文簡短說明金額與到期日，客戶的財務搜尋時會更容易找到。

付款條款怎麼寫？常用英文寫法

付款條款（Payment Terms）決定客戶什麼時候付款，也是追款時最重要的依據。以下是 Invoice 上常見的寫法：

英文寫法	意思
Due on receipt	收到 Invoice 後即付
Net 7／Net 14／Net 30	發票日起 7／14／30 日內付款
50% deposit, 50% upon completion	先付 50% 訂金，完成後付餘額
Payment is due within 30 days of the invoice date.	請於發票日期起 30 日內付款
Please quote the invoice number in your payment reference.	付款時請註明發票編號
Please contact us within 7 days if there is any discrepancy.	如有疑問，請於 7 日內聯絡我們

逾期收費、利息等條款，最好在報價單或合約中先和客戶談好，再在 Invoice 上引用，例如「Late payments may be subject to a late fee as agreed in the quotation.」，避免單方面加入客戶事先不知道的費用。

香港 Invoice 常用付款方式

付款方式	Invoice 上要寫什麼	注意事項
銀行轉帳	銀行名稱、戶口名稱、戶口號碼	海外客戶可能需要 SWIFT Code 與銀行地址
轉數快 FPS	FPS 識別碼，或登記的電話號碼／Email	建議寫上收款戶口名稱，方便客戶核對
支票	支票抬頭（Payable to）	抬頭應和銀行戶口名稱一致

無論用哪種方式，都建議請客戶在付款備註寫上 Invoice 編號，否則同一位客戶有多張未付 Invoice 時，很難對上是哪一筆款項。

Invoice 要保存多久？香港的紀錄保存規定

根據 稅務局「備存紀錄」說明，《稅務條例》第 51C 條要求在香港經營業務的人，以中文或英文備存足夠的收入及支出紀錄，並保存不少於 7 年。需要保存的紀錄包括帳簿，以及單據、銀行月結單、Invoice、收據等證明文件；買賣貨品的業務，還要保存所有相關的 Invoice。沒有合理辯解而未有備存足夠紀錄，最高可被罰款 10 萬港元。

實際做法上，開出的 Invoice 和收到的 Invoice 都應該依編號存檔，例如「INV-2026-001_客戶名稱.pdf」，並和銀行入帳紀錄、收據放在一起，報稅或核數時才找得到。不確定自己的紀錄是否足夠，建議諮詢會計師。

Invoice 注意事項：編號、修改與追款

• 編號唯一且連續：每張 Invoice 只用一個編號，不要重複；可用年份加流水號，例如 INV-2026-001
• 寄出後不要直接修改：金額或內容有錯，應作廢原 Invoice 並註明原因，再開一張新編號的 Invoice，或另開 Credit Note 調整金額
• 一筆款項對應一張 Invoice：分期或按進度收款時，每期各開一張，並在項目註明期數
• 記錄每張 Invoice 的狀態：用收款追蹤表記錄到期日與付款狀態，到期前一兩天先提醒客戶，逾期再發 Payment Reminder
• 收款後開收據：客戶付款後，按需要開 Receipt，並在收據寫上對應的 Invoice 編號

本文附的 Invoice 收款追蹤表已內建狀態下拉選單和逾期天數公式，逾期的 Invoice 會自動標紅，打開就知道要追哪位客戶。

Invoice 一多，用 CRM 管理更省事

每個月只開幾張 Invoice，用 Excel 範本加追蹤表就夠了；但當客戶變多、團隊有幾個人同時報價和收款時，問題就會出現：Invoice 散落在各人電腦、不知道哪位客戶已經付款、同一份客戶資料要在報價單和 Invoice 上重複輸入。

這時可以考慮 monday CRM：直接從交易紀錄產生報價單與發票，客戶資料、項目與金額不用重複輸入，每筆交易的報價、請款與付款狀態都記錄在同一個地方。

以下價格取自 monday CRM 官方定價頁，以美元計價、每席每月、年繳，未含稅：

monday CRM 方案	每席每月（年繳）	報價單與發票／月
Basic	US$12	20 份
Standard	US$17	50 份
Pro	US$28	250 份

monday CRM 付費方案最少 3 席，所有方案都可以免費試用 14 天，介面支援繁體中文。想了解完整功能可以看 Monday CRM 評價 2026｜價格方案、聯絡人上限、AI 代理與 WhatsApp 整合一次看，用家實際使用心得可以看 Monday CRM 好用嗎？業務團隊用起來的優缺點、適合對象與注意事項。

延伸閱讀：報價單範本免費下載（Excel／Word）｜報價單格式、寫法與注意事項、收據範本免費下載（Excel／Word）｜收據格式、寫法與注意事項，含香港 Receipt 範本、Monday CRM 好用嗎？業務團隊用起來的優缺點、適合對象與注意事項

Invoice 範本常見問題 (FAQ)

Invoice 可以自己做嗎？

可以。香港沒有規定 Invoice 一定要用特定格式或系統開立，只要內容清楚列出公司資料、Invoice 編號、日期、客戶、項目、金額與付款方式，用 Excel 或 Word 範本自己製作即可。有限公司則要記得寫上公司註冊名稱。

Invoice 和 Receipt 一定要兩張都開嗎？

Invoice 用來請款，Receipt 用來證明收款，兩者用途不同。很多公司付款後會要求收據作報銷或入帳之用，建議收款後按需要開立收據。收據寫法可以看 收據範本免費下載（Excel／Word）｜收據格式、寫法與注意事項，含香港 Receipt 範本。

Invoice 一定要蓋公司印嗎？

一般沒有硬性規定，但部分客戶的財務流程會要求 Invoice 有授權簽署或公司印章。本文的中英對照 Word 範本已預留簽署與蓋印位置。

Invoice 寫錯了怎麼辦？

還沒寄出的話直接修改即可；已經寄出的話，不要直接改原檔再寄，應作廢原 Invoice 並重開一張新編號的 Invoice，或以 Credit Note 調整差額，讓紀錄完整。

Invoice 可以用中文嗎？

可以。稅務局要求業務紀錄以中文或英文備存，本地客戶用中文或中英對照都很常見；海外客戶則建議使用英文版。

可以開電子 Invoice 嗎？

可以。填好範本後匯出 PDF，用 Email 寄給客戶即可，並保留電子檔作紀錄。

回到開頭那位等著寄 Invoice 的你：下載本文的 Invoice 範本，填好公司資料和付款方式存成自己的版本，下次交付後 5 分鐘就能寄出一張客戶財務一看就懂的 Invoice。等報價、請款、收款多到需要逐位客戶追蹤時，再考慮用 monday CRM 把整個流程放進同一個系統，先用 14 天免費試用看看是否適合你的團隊。