客戶在電話裡說「先報個價給我看看」，你打開電腦才發現上一份報價單是半年前用 Word 隨手做的：公司資料不齊、沒有寫有效期限、稅額要自己按計算機，改一個數量就得重算整張。更麻煩的是，客戶回頭問「上次不是這個價錢」，你卻找不到當時寄出的版本。

一份格式清楚的報價單，除了讓客戶快速看懂價格，也是之後簽約、開發票、追款時的重要依據。用固定的範本，可以少犯錯、看起來更專業，也能讓團隊每個人報出來的價格格式一致。

Gadget Memo 編輯部整理報價單必備欄位、填寫步驟與常見注意事項，並提供可直接下載的 Excel 與 Word 報價單範本（含自動計算小計、稅額與總計），最後介紹報價量變大時，如何用 CRM 直接從交易紀錄產生報價單。

報價單範本免費下載（Excel／Word）

以下範本由 Gadget Memo 製作，免費下載使用，可自行修改公司名稱、品項與條款：

• 中文報價單 Excel 範本：下載 .xlsx（自動計算小計、稅額、總計，報價日期自動帶入當天、有效期限預設 30 天）
• 中文報價單 Word 範本：下載 .docx（適合手動填寫或列印）
• 英文報價單 Excel 範本（Quotation Template）：下載 .xlsx（適合海外客戶）

想用 Google 試算表編輯的話，把 Excel 檔上傳到 Google 雲端硬碟後，用 Google 試算表開啟即可，公式會一併保留。

報價單是什麼？和估價單、發票有什麼不同？

報價單（Quotation）是賣方在交易前提供給客戶的正式價格文件，列出商品或服務內容、數量、單價、總價與交易條件。客戶確認並簽回後，常被視為雙方合意的依據。

文件	什麼時候用	重點
估價單	需求還不完全確定時	提供大概的費用範圍，之後可能調整
報價單	需求明確、準備成交前	列出明確價格與條件，有有效期限
訂單／合約	客戶確認要購買後	雙方約定交付內容、時間與付款方式
發票／收據	交付或收款時	作為付款與帳務憑證

報價單格式：8 個必備欄位

• 報價方資料：公司名稱、地址、電話、Email，台灣可加統一編號，香港可加商業登記號碼
• 客戶資料：客戶公司、聯絡人、聯絡方式
• 報價單號：方便日後查詢與對應，例如 Q-2026-001
• 報價日期與有效期限：原料或匯率會變動，建議寫清楚有效天數
• 品項明細：品名或服務說明、數量、單位、單價、小計
• 稅額與總計：寫明是含稅還是未稅價
• 交易條件：付款方式、訂金比例、交付時間、保固或售後服務
• 簽章欄：報價方簽章與客戶確認簽章

報價單怎麼寫？5 個步驟

• 步驟 1：確認需求：先和客戶確認範圍、數量、交期，避免報完價才發現需求不同
• 步驟 2：拆解品項：把服務拆成客戶看得懂的項目，例如「網站設計 5 頁」「主機一年」，而不是只寫「網站專案一式」
• 步驟 3：計算價格：填入單價與數量，確認是否含稅、是否有折扣
• 步驟 4：寫清楚條件：有效期限、付款方式、不包含的項目（例如修改次數上限）
• 步驟 5：存檔並追蹤：用報價單號存檔，記錄寄出日期，幾天後主動跟進

不同行業的報價單重點

工程報價單

工程類通常品項多、單位多元（坪、式、米、組），建議把材料費與工資分開列，並寫明工期、追加工程的計價方式與保固期間。

設計報價單

設計案最常見的爭議是修改次數。建議寫清楚包含幾次修改、交付檔案格式，以及額外修改的收費方式。

個人接案報價單

接案者可以在報價單寫明訂金比例（常見為 30% 至 50%）、交付時程與著作權歸屬，保障自己的權益。

英文報價單（Quotation）

海外客戶常用的欄位包括 Quote No.、Valid Until、Description、Qty、Unit Price、Amount、Terms & Conditions。也要寫清楚幣別，例如 USD 或 HKD。

報價單注意事項

• 含稅或未稅要寫清楚：台灣營業稅一般為 5%，報價時常見「未稅價＋稅額」的寫法；香港沒有營業稅，可把範本稅率設為 0%
• 一定要有有效期限：避免客戶半年後拿舊價格要求成交
• 寫出不包含的項目：例如運費、安裝費、額外修改，減少事後爭議
• 版本管理：每次修改都更新報價單號或版本號，避免客戶和業務手上的版本不同
• 主動跟進：報價寄出後 3 到 5 天沒有回覆，主動聯絡客戶確認

報價單一多，用 CRM 直接產生更省事

當每個月要寄出幾十份報價單、團隊有好幾位業務時，Excel 範本就會開始出現問題：版本散落各人電腦、不知道哪些報價還沒回覆、成交後又要重新輸入一次資料開發票。

這時可以考慮 monday CRM：直接從交易紀錄產生報價單、寄送發票並收集簽名，客戶資料、品項與金額都不用重複輸入，每份報價的狀態也會記錄在同一筆交易中。

monday CRM 方案	每席每月（年繳）	報價單與發票／月
Basic	US$12	20 份
Standard	US$17	50 份
Pro	US$28	250 份
Ultimate	需報價	不限

monday CRM 付費方案最少 3 席，所有方案都可以免費試用 14 天，介面支援繁體中文。完整評測可看 Monday CRM 評價 2026｜價格方案、聯絡人上限、AI 代理與 WhatsApp 整合一次看，想比較其他 CRM 可看 CRM 系統推薦 2026｜中小企業 6 款 CRM 價格功能比較，CRM 是什麼一次看懂。

延伸閱讀：Monday CRM 評價 2026｜價格方案、聯絡人上限、AI 代理與 WhatsApp 整合一次看、CRM 系統推薦 2026｜中小企業 6 款 CRM 價格功能比較，CRM 是什麼一次看懂、KPI 是什麼？KPI 怎麼訂、怎麼算，附員工與部門 KPI 範例

報價單常見問題 (FAQ)

報價單有法律效力嗎？

報價單本身是要約或要約邀請，客戶簽回確認後，常被視為雙方合意的依據。金額較大或條件複雜的交易，建議另外簽訂正式合約。

報價單要寫含稅還是未稅？

兩種都可以，但一定要寫清楚。台灣企業之間常見「未稅價＋5% 營業稅」的寫法；香港沒有營業稅，直接寫總價即可。

報價單有效期限一般多久？

常見為 7 天、15 天或 30 天，原料價格波動大的行業可以設定較短的期限。

可以用 Google 試算表做報價單嗎？

可以。把本文的 Excel 範本上傳到 Google 雲端硬碟，用 Google 試算表開啟後就能線上編輯與分享，公式會一併保留。

報價單和請款單有什麼不同？

報價單在成交前提供價格與條件；請款單則是在交付後向客戶請求付款，通常會對應到原本的報價單號或訂單號。

回到開頭那通「先報個價」的電話：下載本文的範本，填好公司資料存成你自己的版本，下次 5 分鐘就能寄出一份清楚專業的報價單。等報價單多到需要追蹤每一份的狀態時，再考慮用 monday CRM 從交易紀錄直接產生報價，並先用 14 天免費試用看看是否適合你的團隊。