案子交了、客戶也說滿意，可是錢遲遲沒有進來。追問之下，對方會計回一句：「請先寄請款單過來，我們才能走付款流程。」很多接案者和小公司第一次被要求請款單時，才發現自己不知道該寫哪些欄位、稅要怎麼算、付款期限該訂多久。
請款單是交付之後，正式通知客戶「該付款了」的文件。寫得清楚，客戶會計一看就能核對、送簽、排入付款；寫得含糊，就可能被退件，收款時間又往後延。
Gadget Memo 編輯部整理了免費的請款單 Excel 與 Word 範本，以及給個人接案者使用的勞務報酬請款單，並說明請款單和報價單、收據、發票的差別、必備欄位、填寫步驟與追款技巧。
請款單範本免費下載
- 請款單範本 Excel（.xlsx）：小計、稅額、總計自動計算，稅率預設 5% 可自行修改；請款日自動帶入當天日期，付款期限自動設為請款日後 30 天
- 請款單範本 Word（.docx）：適合手動填寫或列印，含匯款資訊與金額大寫欄位
- 個人勞務報酬請款單 Word（.docx）：給自由工作者、講師、個人接案者向公司請領酬勞使用，預留代扣稅款與補充保險費欄位
使用方式：下載後先把請款方名稱、統一編號與匯款帳戶填好，另存成自己的版本；之後每次請款只要修改客戶、品項與金額即可。Excel 範本的稅率放在黃色儲存格，免稅或未稅交易改成 0% 就好。
請款單是什麼？
請款單是賣方在交付商品或完成服務後，向買方要求付款的書面通知，常見名稱還有「請款通知單」、「付款通知書」，英文多半稱為 Invoice 或 Payment Request。它的作用有 3 個：
- 通知客戶付款：明確寫出要付多少、何時付、付到哪個帳戶
- 讓客戶走內部流程：多數公司的會計要憑請款單建立應付帳款、送主管核定後才付款
- 留下對帳紀錄：請款單號可以對應報價單、合約與日後的發票或收據
要注意的是，在台灣請款單不是稅務憑證，不能取代統一發票。一般營業人收款後仍要依規定開立發票；請款單只是付款前的通知。
請款單和報價單、收據、發票有什麼不同？
這 4 種文件常被混用，其實分別出現在交易的不同階段：
| 文件 | 什麼時候開 | 用途 | 是否為稅務憑證（台灣） |
|---|---|---|---|
| 報價單 | 成交前 | 列出價格與條件，讓客戶決定是否購買 | 否 |
| 請款單 | 交付後、付款前 | 通知客戶付款金額、期限與帳戶 | 否 |
| 收據 | 收到款項時 | 證明已經收到錢 | 一般收據否；核定免用統一發票者開立的收據兼具發票性質 |
| 發票 | 依稅法規定時點開立 | 營業稅憑證，買方可作為進項或報帳依據 | 是 |
一句話記住：報價單問「要不要買」，請款單說「請付款」，收據說「錢收到了」。報價單怎麼寫可以看 報價單範本免費下載（Excel／Word）｜報價單格式、寫法與注意事項，收款後要開收據可以看 收據範本免費下載（Excel／Word）｜收據格式、寫法與注意事項，含香港 Receipt 範本。如果你的客戶在香港或海外，習慣直接收英文 Invoice，可以參考 Invoice 範本免費下載（Excel／Word）｜香港 Invoice 格式、寫法與付款條款。
請款單必備欄位
| 欄位 | 填寫重點 |
|---|---|
| 請款單號 | 每張唯一且連續，例如 REQ-2026-001，方便追蹤與對帳 |
| 請款日 | 開立請款單的日期 |
| 付款期限 | 依合約或雙方約定，常見為請款日後 30 天 |
| 對應報價單號／合約編號 | 讓客戶會計快速找到核定過的報價，減少退件 |
| 請款方資料 | 公司或個人名稱、地址、電話、統一編號 |
| 客戶資料 | 客戶公司全名、聯絡人、統一編號 |
| 品項明細 | 品名或服務說明、數量、單位、單價、金額 |
| 小計、稅額、總計 | 稅額依稅率計算，台灣一般營業稅率為 5% |
| 匯款資訊 | 銀行名稱與代碼、分行、戶名、帳號 |
| 備註與簽章 | 匯款手續費歸屬、發票開立方式、請款方簽章 |
最常被客戶會計退件的原因，是金額和報價單對不上，或少了統一編號、匯款帳戶。把對應報價單號寫在請款單上，是降低退件率最簡單的方法。
請款單怎麼寫？6 個步驟
- 步驟 1：確認可以請款：工作已經交付或達到合約約定的請款階段，例如訂金、期中款、尾款
- 步驟 2：填寫單號與日期：接續上一張請款單號，Excel 範本會自動帶入請款日與 30 天後的付款期限，期限不同時可直接修改
- 步驟 3：對照報價單填品項：品名、數量、單價和報價單一致，分期請款要註明「第 1 期款」等期數
- 步驟 4：確認稅額與總計：報價是否含稅要和報價單一致；未稅報價就加上 5% 稅額，免稅交易把稅率改成 0%
- 步驟 5：填寫匯款資訊：戶名與帳號再檢查一次，寫錯會直接造成款項無法入帳
- 步驟 6：簽章後寄出並存檔：匯出 PDF 寄給客戶聯絡人與會計窗口，檔名建議用「請款單號_客戶名稱.pdf」
請款流程與追款技巧
一筆款項從報價到入帳，通常會經過 6 個步驟：客戶確認報價、交付、寄出請款單、到期前追蹤、核對入帳、開立發票或收據。最容易出問題的，是請款單寄出之後沒有人追蹤。
事先確認客戶的請款規則
不少公司有固定的請款截止日與付款週期，例如每月某日前收到的請款單，才會排入當月付款。成交時就先問清楚：請款單寄給誰、需要哪些附件、發票要先開還是收款後開、付款週期多久。
追款時間表
| 時間點 | 建議動作 |
|---|---|
| 寄出當天 | 寄出請款單，請對方回覆確認收到 |
| 付款期限前 3 至 5 天 | 禮貌提醒到期日，順便確認是否已排入付款 |
| 逾期 1 至 7 天 | 附上原請款單再次提醒，詢問是否卡在哪個流程 |
| 逾期 2 週以上 | 改用電話聯繫，必要時由主管或負責人出面溝通 |
追款時語氣保持中性，重點放在「確認流程」而不是責怪對方。每次聯繫都記錄日期與對方回覆，日後如果需要進一步處理，也有完整紀錄可查。
接案者請款要注意什麼？
個人接案者沒有公司行號、也不開發票時，向公司請款通常是以「勞務報酬」的方式領取，請款時要注意幾件事：
- 準備個人資料：給付單位需要你的身分證字號與戶籍地址，以便依法辦理扣繳與申報，這是正常程序
- 實領金額可能少於報價：公司支付勞務報酬時，依規定可能需要先代扣所得稅，並代扣二代健保補充保險費。扣繳比率、所得類別與起扣門檻依國稅局及健保署最新規定為準，報價前可以先和對方確認報價是否為稅前金額
- 戶名要與本人相同：多數公司要求匯款帳戶戶名與請款人同名
- 寫清楚勞務內容與期間：方便對方會計歸類，也是日後申報所得時對照的依據
- 保留扣繳憑單：隔年報稅時，用給付單位開立的扣繳憑單核對所得與已扣稅額
本文提供的個人勞務報酬請款單已預留應領金額、代扣所得稅、代扣補充保險費與實領金額欄位，由給付單位依規定計算填寫即可。實際稅務問題建議詢問所在地國稅局或會計師。
請款單常見錯誤
- 金額和報價單不一致：例如報價未稅、請款卻含稅，或漏掉追加項目；請款前一定要對照報價單
- 沒有寫付款期限：客戶會用自己最長的付款週期處理，收款時間就無法掌握
- 匯款資訊錯誤：銀行代碼、帳號少一碼，款項就會被退回
- 單號重複或跳號：對帳時很難判斷哪一張已經收款
- 寄錯窗口：只寄給專案聯絡人，對方忘了轉給會計，請款單就卡住
- 發票與請款單資訊不一致：統一編號、抬頭不同會造成對方無法入帳，開發票前再核對一次
請款單一多，用 monday CRM 從交易產生發票
每個月只開幾張請款單，用 Excel 範本就足夠。但當客戶變多、團隊有好幾個人在報價與請款時，常見的問題是：報價單和請款單分散在各人電腦、不知道哪張已經付款、同一份客戶資料要重複輸入好幾次。
這時可以考慮 monday CRM：直接從交易紀錄產生報價單與發票，客戶資料、品項與金額不用重新輸入，每筆交易的報價、請款與付款狀態都記錄在同一個看板，也可以設定到期提醒，減少漏追的款項。
以下價格取自 monday CRM 官方定價頁，以美元計價、每席每月、年繳，未含稅：
| monday CRM 方案 | 每席每月（年繳） | 報價單與發票／月 |
|---|---|---|
| Basic | US$12 | 20 份 |
| Standard | US$17 | 50 份 |
| Pro | US$28 | 250 份 |
付費方案最少 3 席，所有方案都可以免費試用 14 天。想了解完整功能與方案差異，可以看 Monday CRM 評價 2026｜價格方案、聯絡人上限、AI 代理與 WhatsApp 整合一次看；想知道實際用起來是否順手，可以看 Monday CRM 好用嗎？業務團隊用起來的優缺點、適合對象與注意事項。
延伸閱讀：報價單範本免費下載（Excel／Word）｜報價單格式、寫法與注意事項、收據範本免費下載（Excel／Word）｜收據格式、寫法與注意事項，含香港 Receipt 範本、Invoice 範本免費下載（Excel／Word）｜香港 Invoice 格式、寫法與付款條款
請款單範本常見問題 (FAQ)
請款單和發票一樣嗎？
不一樣。請款單是付款前的通知，不是稅務憑證；在台灣，一般營業人收款後仍要依規定開立統一發票。香港沒有統一發票制度，商業往來常以英文 Invoice 同時作為請款文件。
請款單需要蓋章嗎？
法律上沒有統一規定，但很多公司的會計要求請款單有請款方簽名或公司章，才能送簽付款。建議公司使用公司章，個人接案者簽名即可。
付款期限一般訂多久？
沒有固定標準，常見的是請款後 30 天，也有公司依自己的付款週期處理。最好在報價或簽約時就寫明付款條件，請款時照約定填寫。本文 Excel 範本預設 30 天，可以直接修改。
請款單的稅額要怎麼算？
台灣一般營業稅率為 5%，未稅金額乘以 5% 就是稅額，再加回未稅金額得到總計。如果報價時已經是含稅價，請款單就不要再加一次稅。Excel 範本的稅率可以自行修改。
個人接案可以開請款單嗎？
可以。沒有公司行號的個人接案者，可以用本文的個人勞務報酬請款單向公司請款；公司會依國稅局及健保署規定處理代扣與申報，實領金額可能少於應領金額。
請款單寄出後客戶一直不付款怎麼辦？
先確認請款單是否寄到正確窗口、資料有沒有缺漏，再依付款期限前後分階段提醒。每次聯繫都留下紀錄；長期逾期時，可以視情況暫停後續工作，或尋求法律專業協助。
回到開頭那筆遲遲沒有入帳的款項：下載本文的請款單範本，填好匯款資訊和對應報價單號，寄給客戶的聯絡人與會計，再把付款期限記在行事曆上，到期前提醒一次。等報價、請款與收款多到需要追蹤每位客戶的付款狀態時，再考慮用 monday CRM 把流程整合起來，先用 14 天免費試用看看是否適合你的團隊。
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