學生家長轉帳繳了學費，傳訊息問：「可以給我一張收據嗎？公司要報帳。」你翻遍電腦，只找到一份去年隨手打的 Word 檔：沒有編號、沒有寫付款方式，金額還要自己再算一次。客戶付了錢，你卻花了半小時才把一張收據做出來。

收據看起來只是一張小紙條，卻是證明「錢已經收到」的憑證，也是之後對帳、報帳、處理爭議時的依據。用固定格式的收據範本，可以少填錯、編號不會亂，看起來也更專業。

Gadget Memo 編輯部製作了可直接下載的中文收據 Excel、Word 範本，以及香港常用的英文 Receipt 範本，並整理收據和發票、報價單、請款單的差別，收據必備欄位、開立步驟，以及台灣與香港使用收據時要注意的地方。

收據範本免費下載（Excel／Word）

以下範本由 Gadget Memo 製作，免費下載使用，可自行修改收款單位名稱、品項與備註：

• 中文收據 Excel 範本：下載 .xlsx（金額與合計自動計算，開立日期自動帶入當天，幣別預設新台幣）
• 中文收據 Word 範本：下載 .docx（含金額大寫欄位，適合手寫或列印後簽章）
• 英文收據 Excel 範本（HK Receipt Template）：下載 .xlsx（幣別 HKD，付款方式含 FPS 轉數快，適合香港與海外客戶）

想用 Google 試算表編輯的話，把 Excel 檔上傳到 Google 雲端硬碟，用 Google 試算表開啟即可，公式會一併保留。如果需要先報價再收款，可以搭配我們的 報價單範本免費下載（Excel／Word）｜報價單格式、寫法與注意事項。

收據是什麼？和發票、報價單、請款單有什麼不同？

收據（Receipt）是收款方在收到款項後，開給付款方的書面證明，內容記載收到誰的錢、金額多少、因為什麼項目、在哪一天收款。對付款方來說，收據是「已經付過錢」的證據，也常用來向公司報帳。

交易流程中常見的 4 種單據，分別出現在不同階段：

單據	什麼時候開	用途	誰開給誰
報價單	成交前	列出價格、內容與交易條件，供客戶確認	賣方開給客戶
請款單	交付後、收款前	向客戶請求付款，常對應報價單號或訂單號	賣方開給客戶
收據	收到款項時	證明已經收到款項	收款方開給付款方
發票（台灣統一發票）	銷售時依稅法開立	營業稅的課稅憑證	營業人開給買受人

簡單記法：報價單問「要不要買」，請款單說「請付款」，收據說「錢收到了」。在台灣，一般營業人銷售時依法要開立統一發票，收據不能取代發票；在香港，商業往來常見以 Invoice 請款、以 Receipt 證明收款。

收據格式：必備欄位

• 標題：清楚寫明「收據」或「Receipt」
• 收據編號：連續編號，例如 R-2026-001，方便查詢與對帳
• 開立日期：實際收到款項的日期
• 收款單位資料：名稱、地址、電話，台灣可加統一編號，香港可加商業登記號碼
• 付款人：付款的公司或個人名稱，報帳用途常需要寫公司全名
• 收款項目明細：品名或服務說明、數量、單價、金額
• 合計金額：阿拉伯數字之外，建議加上中文大寫金額，避免被塗改
• 付款方式：現金、銀行轉帳、支票（可記下票據號碼）、信用卡，香港可加 FPS 轉數快
• 收款確認與簽章：例如「茲收到上列款項」，並由收款單位簽名或蓋章

本文的 3 份範本都已經內建以上欄位，填入自己的資料就能使用。

收據怎麼開？5 個步驟

• 步驟 1：確認款項已入帳：轉帳要先查到款項入帳，支票要確認可以兌現，再開收據
• 步驟 2：填寫編號與日期：接續上一張的收據編號，日期填實際收款日
• 步驟 3：填寫付款人與項目：依客戶需求寫付款人全名，項目寫清楚，例如「11 月課程費用（10 堂）」，而不是只寫「費用」
• 步驟 4：核對金額與付款方式：確認合計與實收金額一致，勾選付款方式
• 步驟 5：簽章、交付並存檔：簽名或蓋章後交給付款人，自己保留一份副本或 PDF 存檔

台灣：免用統一發票收據與印花稅

什麼時候可以用收據代替發票？

在台灣，一般營業人銷售貨物或勞務時要開立統一發票。經稅捐機關核定免用統一發票的小規模營業人，則可以開立「免用統一發票收據」，這類收據兼具營業發票的性質。是否符合資格，要以所在地國稅局的核定為準。

收據要貼印花嗎？

依 高雄市稅捐稽徵處說明，印花稅法規定「銀錢收據」屬於應納印花稅的憑證，稅率為千分之四；但兼具營業發票性質的收據（例如小規模營業人開立的收據）不需要貼印花。另外，公益慈善團體的捐贈收據、薪資收據、養老金收據等屬於免稅範圍；補習班收據、個人收取租金的收據，則需要依規定繳納印花稅。

實際規定以主管機關公告為準，不確定自己的收據是否需要貼印花時，建議直接詢問所在地稅捐稽徵處或會計師。

香港 Receipt 寫法

香港沒有營業稅，商業往來常見的做法是：交付後先寄 Invoice 向客戶請款，收到款項後再開 Receipt 作為收款證明。英文收據常見欄位包括：

英文欄位	中文意思
Receipt No.	收據編號
Date	收款日期
Received From	付款人
Description	項目說明
Qty／Unit Price／Amount	數量／單價／金額
Total (HKD)	合計（港幣）
Payment Method	付款方式，例如 Cash、Bank Transfer、Cheque、FPS
Received by／Authorized Signature	收款人／授權簽署

如果收據是對應某張 Invoice，可以在 Description 寫上「Payment for Invoice No. INV-2026-015」，客戶對帳時會更方便。本文的英文收據範本已預設港幣與 FPS 轉數快選項，可以直接使用。

收據注意事項：編號、作廢與保存

• 編號要連續：每張收據使用唯一且連續的編號，不要跳號或重複，日後對帳與查帳時才找得到對應紀錄
• 開錯不要直接丟掉：在原收據註明「作廢」並保留存根或副本，再重新開一張新編號的收據，讓編號紀錄完整
• 金額不要塗改：金額寫錯應作廢重開，不要直接塗改；加上中文大寫金額可以降低被竄改的風險
• 一筆款項只開一張：分期付款就每期各開一張，並在項目註明期數，避免同一筆錢重複開立
• 副本要保存：紙本保留存根，電子檔依編號命名存檔，例如「R-2026-001_客戶名稱.pdf」，保存期限依當地稅務與會計規定

收據、報價單一多，用 CRM 管理更省事

每個月只開幾張收據，用 Excel 範本就夠了；但當客戶變多、團隊有好幾個人在報價和收款時，就會開始出現問題：不知道哪位客戶已經付款、報價單和發票散落在各人電腦、同一份客戶資料要重複輸入好幾次。

這時可以考慮 monday CRM：直接從交易紀錄產生報價單與發票，客戶資料、品項與金額不用重複輸入，每筆交易的報價、請款與付款狀態都記錄在同一個地方。

以下價格取自 monday CRM 官方定價頁，以美元計價、每席每月、年繳，未含稅：

monday CRM 方案	每席每月（年繳）	報價單與發票／月
Basic	US$12	20 份
Standard	US$17	50 份
Pro	US$28	250 份

monday CRM 付費方案最少 3 席，所有方案都可以免費試用 14 天，介面支援繁體中文。用家實際使用心得可以看 Monday CRM 好用嗎？業務團隊用起來的優缺點、適合對象與注意事項，想比較其他 CRM 可以看 CRM 系統推薦 2026｜中小企業 6 款 CRM 價格功能比較，CRM 是什麼一次看懂。

延伸閱讀：報價單範本免費下載（Excel／Word）｜報價單格式、寫法與注意事項、Monday CRM 評價 2026｜價格方案、聯絡人上限、AI 代理與 WhatsApp 整合一次看、Monday CRM 好用嗎？業務團隊用起來的優缺點、適合對象與注意事項

收據範本常見問題 (FAQ)

收據可以自己做嗎？

可以。收據沒有規定一定要用買來的收據簿，只要內容包含收據編號、日期、收款單位、付款人、項目、金額與簽章等資訊，用 Excel 或 Word 範本自己製作即可。台灣的營業人則要另外留意是否需要依法開立統一發票。

收據和發票可以互相取代嗎？

在台灣，一般營業人銷售時依法要開立統一發票，收據不能取代發票；經核定免用統一發票的小規模營業人，才能以收據代替。在香港沒有統一發票制度，商業往來以 Invoice 請款、Receipt 證明收款。

收據一定要蓋章嗎？

簽名或蓋章能證明收據是由收款方開立，也是付款方報帳時常被要求的項目。公司或店家建議使用公司章或發票章，個人則可以簽名。

收據寫錯了怎麼辦？

不要直接塗改金額。在原收據註明「作廢」並保留，再用新的編號重新開立一張，讓收據編號紀錄完整。

可以開電子收據嗎？

可以。用本文的 Excel 或 Word 範本填好後匯出成 PDF，再用 Email 寄給付款人即可。如果想先用線上表單收集付款人資料，可以參考 Google 表單教學（Google Form）：建立表單、問卷到自動整理回覆完整步驟。

收據金額大寫怎麼寫？

中文大寫數字為零、壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬，例如 12,800 元寫成「新台幣壹萬貳仟捌佰元整」。中文 Word 範本已預留金額大寫欄位。

回到開頭那位要報帳的家長：下載本文的收據範本，填好收款單位資料存成自己的版本，下次收到款項，2 分鐘就能寄出一張編號清楚、金額正確的收據。等報價、請款、收款多到需要追蹤每位客戶的付款狀態時，再考慮用 monday CRM 把整個流程放進同一個系統，先用 14 天免費試用看看是否適合你的團隊。